Региональное
Законодательство
Пермского края

Приказ Комитета ЗАГС Пермского края от 14.01.2015 N СЭД-42-01-08-6 "Об утверждении Положения об архивно-информационном отделе Комитета ЗАГС Пермского края"

КОМИТЕТ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ
ПЕРМСКОГО КРАЯ

ПРИКАЗ
от 14 января 2015 г. № СЭД-42-01-08-6

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНО-ИНФОРМАЦИОННОМ ОТДЕЛЕ
КОМИТЕТА ЗАГС ПЕРМСКОГО КРАЯ

В связи с изменениями функционала специалистов Комитета записи актов гражданского состояния Пермского края приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архивно-информационном отделе Комитета записи актов гражданского состояния Пермского края с 14.01.2015.
2. Признать утратившим силу Приказ и.о. председателя от 22.08.2014 № СЭД-42-01-08-77.
3. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

Председатель Комитета
Ю.А.АНДРИАНОВА





УТВЕРЖДЕНО
Приказом
председателя Комитета ЗАГС
Пермского края
от 14.01.2015 № СЭД-42-01-08-6

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНО-ИНФОРМАЦИОННОМ ОТДЕЛЕ КОМИТЕТА ЗАПИСИ АКТОВ
ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Архивно-информационный отдел (далее - отдел) является структурным подразделением Комитета записи актов гражданского состояния Пермского края (далее - Комитет).
1.2. Оперативное руководство отделом осуществляет начальник архивно-информационного отдела.
1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, уставами и законами Пермской области, Коми-Пермяцкого автономного округа и Пермского края, указами и распоряжениями губернатора Пермской области, губернатора Пермского края, постановлениями главы администрации Коми-Пермяцкого автономного округа, постановлениями и распоряжениями Правительства Пермского края, распоряжениями председателя Правительства Пермского края и настоящим Положением.
1.4. Контроль за деятельностью отдела осуществляет председатель Комитета.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

Основными задачами отдела являются:
2.1. Организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории Пермского края.
2.2. Обеспечение государственной регистрации актов гражданского состояния на территории Пермского края в соответствии с действующим законодательством в целях охраны имущественных и личных неимущественных прав граждан, а также в интересах государства.
2.3. Создание из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния книг государственной регистрации актов гражданского состояния (далее - актовые книги), обеспечение надлежащих условий их хранения, а также метрических книг, составленных до образования органов записи актов гражданского состояния.

3. ФУНКЦИИ

В целях реализации возложенных задач отдел осуществляет следующие функции:
3.1. Осуществляет контроль за надлежащим осуществлением органами местного самоуправления переданных им полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния:
принимает участие в плановых и внеплановых проверках деятельности органов местного самоуправления, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния;
принимает участие в подготовке предписания руководителю органа местного самоуправления, осуществляющего полномочия по государственной регистрации актов гражданского состояния, об устранении выявленных нарушений либо по их предупреждению;
принимает участие в заслушивании отчетов должностных лиц органов местного самоуправления о результатах осуществления переданных полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния.
3.2. Обеспечивает прием, сохранность, комплектование (формирование), учет, отбор, упорядочение и использование вторых экземпляров записей актов гражданского состояния в целях охраны имущественных и личных неимущественных прав граждан, а также в интересах государства:
ежемесячно принимает вторые экземпляры записей актов гражданского состояния от органов ЗАГС Пермского края;
систематизирует вторые экземпляры записей актов гражданского состояния по видам, анализирует по времени и месту их составления, а также по их содержанию;
осуществляет формирование вторых экземпляров записей актов гражданского состояния в актовые книги, подписывает лист-заверитель;
заполняет внутреннюю опись актовой книги, оформляет обложку и корешок актовой книги;
осуществляет формирование актовых книг, отобранных для реставрации и переплета;
составляет опись актовых книг по форме, содержащей систематизированный перечень актовых книг.
3.3. Предоставляет в рамках переданных Российской Федерацией полномочий услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния в порядке и сроки, установленные административными регламентами:
выдает повторные свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния в случае, если первый экземпляр записи акта гражданского состояния не сохранился, и иные документы, подтверждающие наличие либо отсутствие факта государственной регистрации акта гражданского состояния;
вносит исправления и изменения во вторые экземпляры записей актов гражданского состояния, аннулирует записи актов гражданского состояния;
проставляет в установленном порядке в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия апостиль на документах, выданных органами записи актов гражданского состояния Пермского края и предназначенных для использования вне территории Российской Федерации;
истребует в установленном порядке документы о регистрации актов гражданского состояния с территории иностранных государств и Российской Федерации;
предоставляет сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния в случаях и в порядке, установленных законодательством.
3.4. Осуществляет исполнение запросов должностных лиц органов государственной власти и местного самоуправления и организаций, обращения граждан, выдает документы, подтверждающие наличие или отсутствие факта государственной регистрации акта гражданского состояния.
3.5. Осуществляет обработку запросов в электронном виде, поступающих по специализированной системе электронного документооборота с органами дознания и следствия (Контур - Экстерн или аналогичные).
3.6. Обеспечивает проведение организационных и технических мероприятий по комплексной защите обрабатываемых в Комитете персональных данных и другой конфиденциальной информации.
3.7. Осуществляет оперативный поиск необходимых сведений, используя единую региональную электронную базу данных актов гражданского состояния Пермского края.
3.8. Анализирует практику применения международных обязательств в части истребования и пересылки документов о регистрации актов гражданского состояния с территорий государств - участников Содружества Независимых Государств, а также зарубежных стран.
3.9. Анализирует объем документооборота, проводит экспертизу ценностей документов отдела, отбор документов с истекшим сроком хранения к уничтожению.
3.10. Обеспечивает сохранность актовых книг, осуществляет контроль за показаниями контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха, принимает меры по улучшению условий хранения документов.
3.11. Осуществляет учет физического состояния актовых книг и записей актов гражданского состояния. Формирует архивные документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии для передачи на реставрацию.
3.12. Осуществляет помощь сотрудникам отделов ЗАГС органов местного самоуправления муниципальных образований Пермского края (далее - органы местного самоуправления) по применению норм архивного законодательства. Разрабатывает методические рекомендации по улучшению условий хранения документов.
3.13. Разрабатывает и согласовывает с ГКБУ "ГАПК" планы представлений описей и планы передачи на государственное хранение документов, составляющих государственную часть Архивного фонда РФ.
3.14. Организует передачу собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния актовых и метрических книг в государственные архивы в порядке, установленном уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
3.15. Ведет прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию Комитета.
3.16. Осуществляет в установленной сфере деятельности мероприятия по оптимизации предоставления государственных услуг, в том числе в электронном виде в рамках межведомственного взаимодействия, по снижению административных барьеров и повышению эффективности использования бюджетных средств.
3.17. Ежеквартально составляет статистическую отчетность о произведенных Комитетом юридических значимых действиях.
3.18. Ведет статистическое наблюдение за государственной регистрацией актов гражданского состояния на территории Пермского края, предоставляет в установленном порядке сведения в органы государственной статистики.
3.19. Обеспечивает конфиденциальность имеющейся информации.
3.20. Представляет на утверждение председателя Комитета годовые и ежеквартальные планы работы отдела.
3.21. Принимает участие в организации проведения научно-практических конференций, совещаний, семинаров и круглых столов по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния.
3.22. Формирует и развивает информационно-коммуникационные ресурсы, разрабатывает и внедряет информационно-коммуникационные технологии в установленной сфере деятельности.
3.23. Обеспечивает функционирование автоматизированной информационной системы по государственной регистрации актов гражданского состояния и формированию архивного фонда актов гражданского состояния Пермского края:
формирование записей актов гражданского состояния, составленных в форме электронного документа;
поддержание записей актов гражданского состояния, составленных в форме электронного документа, в актуальном состоянии - электронный документ равнозначен документу на бумажном носителе;
анализ эффективности информационно-поисковой системы для регистрации актов гражданского состояния и разрабатывает предложения по ее развитию;
разработка мероприятий по модернизации вычислительных средств и оргтехники Комитета и органов местного самоуправления Пермского края, выполняющих регистрацию актов гражданского состояния;
изучение опыта информатизации системы записи актов гражданского состояния субъектов Российской Федерации и внесение предложений по внедрению наиболее эффективных разработок.
3.24. Готовит проекты технических заданий, государственных контрактов, иных договоров и соглашений в сфере информационных технологий и связи в целях проведения закупок товаров, работ и услуг для нужд Комитета.
3.25. В пределах своей компетенции осуществляет планирование и организует проведение мероприятий по гражданской обороне в соответствии с планом гражданской обороны и защиты населения Пермского края.
3.26. Организует в пределах своей компетенции подготовку и обучение сотрудников Комитета в области гражданской обороны.
3.27. Готовит материал, предназначенный для публикации на сайте Комитета, а также для публикаций в СМИ.
3.28. Осуществляет иные функции в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Пермского края.

4. ПРАВА

Отдел вправе в пределах своей компетенции:
4.1. В целях совершенствования работы по государственной регистрации актов гражданского состояния вносить предложения председателю Комитета.
4.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений и работников Комитета ЗАГС информацию или необходимые документы для осуществления работы, входящей в компетенцию отдела.
4.3. Осуществлять связь с другими ведомствами, организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.4. Использовать в установленном порядке информацию, содержащуюся в банках данных исполнительных органов государственной власти Пермского края.
4.5. Отдел обладает иными правами, необходимыми для осуществления возложенных функций.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

5.1. Руководство деятельностью отдела осуществляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности председателем Комитета.
5.2. Начальник отдела:
5.2.1. осуществляет руководство деятельностью отдела, дает поручения и указания, обязательные для исполнения специалистами отдела, организует контроль за их исполнением;
5.2.2. подписывает документы в пределах своих полномочий;
5.2.3. обеспечивает соблюдение специалистами отдела служебной дисциплины и кодекса этики государственных гражданских служащих Комитета;
5.2.4. организует разработку основных направлений работы отдела, планирует работу отдела.
5.2.5. вносит предложения председателю Комитета:
об утверждении положения об отделе;
об утверждении должностных регламентов государственных гражданских служащих Пермского края отдела;
о поощрении специалистов отдела и применении к ним мер дисциплинарного взыскания, а также об их направлении на профессиональную подготовку, профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку;
о премировании и оказании материальной помощи специалистам отдела;
о проведении аттестации и квалификационных экзаменов специалистов отдела;
о командировании специалистов отдела;
5.2.6. представляет отчет о деятельности отдела председателю Комитета, вносит предложения по вопросам организации и планирования деятельности отдела;
5.2.7. определяет функции отдела, распределяет обязанности между специалистами отдела;
5.2.8. выполняет иные функции в пределах своей компетенции.
5.3. В период отсутствия начальника отдела его полномочия осуществляет консультант отдела.
5.4. Специалисты отдела несут персональную ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей с учетом предоставленных им прав.
5.5. Отдел работает в соответствии с правилами служебного распорядка Комитета.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Начальник отдела несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач в соответствии с действующим законодательством.

7. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

Отдел осуществляет свою работу во взаимодействии с другими структурными подразделениями Комитета, должностными лицами других подразделений органов государственной власти края, а также с органами местного самоуправления края, организациями, общественными объединениями, гражданами.

8. УПРАЗДНЕНИЕ И ПРЕОБРАЗОВАНИЕ

Упразднение и преобразование отдела осуществляется в порядке, предусмотренном действующим законодательством.


------------------------------------------------------------------