Региональное
Законодательство
Пермского края

Приказ Министерства финансов Пермского края от 01.04.2015 N СЭД-39-01-22-72 "Об утверждении Положения об архиве Министерства финансов Пермского края и Положения о постоянно действующей экспертной комиссии Министерства финансов Пермского края"

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ ПЕРМСКОГО КРАЯ

ПРИКАЗ
от 1 апреля 2015 г. № СЭД-39-01-22-72

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ
ПЕРМСКОГО КРАЯ И ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ
ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ ПЕРМСКОГО КРАЯ

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Пермского края от 6 марта 2007 г. № 11-ПК "Об архивном деле в Пермском крае" и в целях обеспечения сохранности архивных документов Министерства финансов Пермского края приказываю:

1. Утвердить Положение об архиве Министерства финансов Пермского края.
2. Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Министерства финансов Пермского края.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления по обеспечению деятельности Министерства Никитину О.Ш.

Министр финансов
О.В.АНТИПИНА





УТВЕРЖДЕНО
Приказом
Министерства финансов
Пермского края
от 01.04.2015 № СЭД-39-01-22-72

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ ПЕРМСКОГО КРАЯ

1. Общие положения

1.1. Документы Министерства финансов Пермского края (далее - Министерство), находящегося на территории Пермского края, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Пермского края, являются собственностью государства (Пермского края) и подлежат постоянному хранению в государственном краевом бюджетном учреждении "Государственный архив Пермского края" (далее - ГКБУ "ГАПК").
До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным архивным агентством, хранятся в Министерстве.
1.2. Министерство обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Пермского края, образующихся в его деятельности. В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и Пермского края по архивному делу и правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Министерства.
За утрату и порчу документов архивного фонда учреждения, составляющих часть Архивного фонда Пермского края, должностные лица Министерства несут ответственность в соответствии с действующим законодательством: ст. 27 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации", ст. 17 Закона "Об архивном деле в Пермском крае", Кодексом РФ об административных правонарушениях, Уголовным кодексом РФ.
1.3. Ответственность за ведение архива Министерства возлагается на заведующего сектором организационной работы, консультанта управления по обеспечению деятельности Министерства.
1.4. В своей работе архив Министерства руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами Пермского края по архивному делу, приказами, указаниями руководства Министерства, правилами и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, методическими документами Агентства по делам архивов Пермского края, ГКБУ "ГАПК" и настоящим Положением.
1.5. Положение об архиве Министерства разрабатывается на основе Примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденного Приказом Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации от 18.08.1992 № 176, которое после согласования с ГКБУ "ГАПК" утверждается приказом Министерства финансов Пермского края.
1.6. Контроль за деятельностью архива Министерства осуществляет начальник управления по обеспечению деятельности Министерства.
1.7. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Министерства осуществляет ГКБУ "ГАПК".
1.8. При смене ответственного за ведение архива Министерства прием-передача документов и учетно-справочного аппарата к ним производится по акту. Акт подписывается обеими сторонами, членами комиссии (третьим лицом) и утверждается министром финансов Пермского края. При этом ГКБУ "ГАПК" ставится в известность о смене должностного лица.
1.9. При ликвидации Министерства передача документов входит в обязанность ликвидационной комиссии.
1.10. При реорганизации Министерства с передачей его функций другому учреждению последнее принимает по акту незавершенные делопроизводством дела реорганизованного Министерства и его архив.

2. Состав документов архива

В архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений Министерства, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу (документы могут поступать в ГКБУ "ГАПК" на возмездной основе по договору).
2.2. Документы постоянного срока хранения и по личному составу учреждений-предшественников.
2.3. Личные дела руководителей и государственных служащих.
2.4. Служебные и ведомственные издания.
2.5. Кино-, фото-, фоно-, видеодокументы.
2.6. Машиночитаемые документы.
2.7. Документы, содержащие научно-техническую информацию.
2.8. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.2. Учет, обеспечение сохранности и качества научно-технической обработки документов, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.3. Подготовка и своевременная передача документов архивного фонда Министерства, составляющих часть Архивного фонда РФ (Пермского края), на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством.
3.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Министерства.
3.5. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.5.1. Разрабатывает и согласовывает с ГКБУ "ГАПК" планы представления описей и планы передачи на государственное хранение документов архивного фонда Министерства, составляющих часть Архивного фонда Пермского края.
3.5.2. Составляет и представляет не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Министерства и экспертно-проверочной методической комиссии Агентства по делам архивов Пермского края.
3.5.3. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГКБУ "ГАПК".
3.5.4. Организует использование документов:
- информирует руководство и государственных служащих Министерства о составе и содержании документов архива;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.5.5. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Министерства.
3.5.6. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства, контролирует правильное формирование и оформление дел в структурных подразделениях, а также подготовку дел к передаче в архив Министерства.
3.5.7. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства Министерства.
3.5.8. Ежегодно представляет в ГКБУ "ГАПК" сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива).
3.5.9. Подготавливает и в установленном порядке передает документы архивного фонда Министерства, составляющие часть Архивного фонда Пермского края, на хранение в ГКБУ "ГАПК".

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Министерства.
4.2. Запрашивать от структурных подразделений Министерства сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность

5.1. Заведующий сектором организационной работы, консультант управления по обеспечению деятельности Министерства несет ответственность за невыполнение возложенных на архив задач и функций.





УТВЕРЖДЕНО
Приказом
Министерства финансов
Пермского края
от 01.04.2015 № СЭД-39-01-22-72

ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА
ФИНАНСОВ ПЕРМСКОГО КРАЯ

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия Министерства финансов Пермского края создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение в государственное краевое бюджетное учреждение "Государственный архив Пермского края" (далее - ГКБУ "ГАПК") документов Архивного фонда Пермского края, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности Министерства финансов Пермского края (далее - Министерство).
1.2. Постоянно действующая экспертная комиссия является коллективным совещательным органом при министре финансов Пермского края. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения министром финансов Пермского края. В случаях, установленных пунктом 3.4 настоящего Положения, решения экспертной комиссии утверждаются после их предварительного согласования с ГКБУ "ГАПК".
1.3. В своей работе экспертная комиссия руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", другими законодательными актами РФ, Законом Пермского края от 6 марта 2007 г. № 11-ПК "Об архивном деле в Пермском крае", распорядительными документами Правительства Пермского края, приказами Министерства, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Агентства по делам архивов Пермского края и ГКБУ "ГАПК", типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим Положением.
1.4. Экспертная комиссия возглавляется председателем - начальником управления по обеспечению деятельности Министерства.
Персональный состав экспертной комиссии назначается приказом министра финансов Пермского края.
В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

2. Основные задачи экспертной комиссии

Основными задачами экспертной комиссии являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки дел к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

3. Основные функции экспертной комиссии

В соответствии с возложенными на нее задачами экспертная комиссия выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно с архивной и делопроизводственной службами работу по ежегодному отбору документов Министерства для дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Министерства и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.
3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам Министерства:
- по выявлению владельцев личных архивов в Министерстве, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов, входящих в состав Архивного фонда Пермского края;
- по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кино-, фото-, видеосъемки, фонозаписи) с целью создания устной истории Министерства.
3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
3.4.1. на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Агентства по делам архивов Пермского края, а затем на утверждение министру финансов:
- описи дел постоянного срока хранения управленческой и специальной документации;
- перечни проектов, проблем, тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;
3.4.2. на согласование ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края, а затем на утверждение министру финансов:
- сводную номенклатуру дел Министерства;
- описи дел по личному составу;
3.4.3. на рассмотрение ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края:
- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем (после согласования с ГКБУ "ГАПК");
3.4.4. на утверждение и согласование ЭПМК ГКБУ "ГАПК":
- акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
- акты о неисправимых повреждениях документов;
- акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, сроки временного хранения (свыше 10 лет) которых истекли;
3.4.5. на утверждение министру финансов:
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в пункте 3.4.4);
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

4. Права экспертной комиссии

Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельно сотрудникам Министерства по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
- письменное объяснение о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного срока хранения, в том числе документов по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов архивного фонда Министерства, составляющих часть Архивного фонда Пермского края, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседание комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей ГКБУ "ГАПК", сторонних организаций.
4.5. Экспертная комиссия в лице ее председателя, секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественные и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать министра финансов по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
4.7. В установленном порядке представлять Министерство в Агентстве по делам архивов Пермского края.


------------------------------------------------------------------